Cette fonction permet aux agents de traiter les paiements des clients au nom de BOC. Le paiement est effectué dans le compte client et apparaîtra dans le prochain relevé de compte du client.
Placez le curseur de votre souris sur la section “paiement”. Un menu déroulant apparaîtra et vous donnera le choix entre plusieurs options. Sélectionnez “Paiement de compte”.
Accédez d’abord au compte dans lequel vous voulez effectuer le paiement. Pour ce faire, il existe deux fonctions de recherche, la première étant la recherche par “Numéro de client”. Entrez le numéro de compte client et cliquez sur “Aller à”.
Si vous ne connaissez pas le numéro de compte passez à la deuxième option, la recherche par “Client” :
Nom du client : entrez le nom complet du client ou une partie en utilisant un caractère de remplacement (*). Par exemple, si vous recherchez un client dont le nom est Locations Richard, mais que vous ne vous souvenez que du prénom, entrez *Richard* puis cliquez sur “Rechercher”. En utilisant le caractère de remplacement (*) le système vous donnera la liste des comptes qui contiennent le nom “Richard” et vous n’aurez qu’à sélectionner le bon compte.
Ville : si vous n’êtes pas certain du numéro du compte client ni de la bonne orthographe du nom, procédez à une recherche par ville de résidence. Entrez le nom exact de la ville et cliquez sur “Rechercher”. Le système vous donnera la liste des comptes qui contiennent le nom de la ville que vous cherchez. Ce champ n’accepte pas les caractères de remplacement.
Code postal : vous pouvez aussi faire une recherche par code postal ou avec une partie du code postal en utilisant le caractère de remplacement. Par exemple, si le code postal de votre client est D6H 8L9, vous pouvez entrer *D6* et vous obtiendrez la liste des comptes qui comprennent D6 dans leur code postal. Si vous connaissez le code postal exact, assurez-vous de séparer l’écrire avec un espace (p. ex : D6H 8L9) afin que le système puisse effectuer la recherche.
Numéro de téléphone : si vous utilisez cette méthode, n’inscrivez ni trait-d’union, ni espace. Cette méthode est particulièrement lente et nous ne la recommandons pas. Aussi, ce champ n’accepte pas les caractères de remplacement.
Lorsque vous faites une recherche de compte dans la section Recherche client, assurez-vous de TOUJOURS cliquer sur “Rechercher” afin de lancer la recherche. Seule cette fonction vous permettra d’accéder aux résultats de votre recherche. Ne cliquez pas sur “Aller à” de la section précédente où vous avez entré le numéro du client, ni sur la touche “Retour” de votre clavier car ces options ne fonctionneront pas.
Si vous n’arrivez pas à trouver le client en question, affinez vos critères de recherche et cliquez à nouveau sur “Rechercher”.
Une fois le bon compte sélectionné, vous aurez accès à la section paiement de compte qui apparaîtra à l’écran. L’écran initial “paiement de compte” contient le numéro de compte, le nom et l’adresse du client qui servent à confirmer qu’il s’agit du bon client.
La section Sélectionner montant contient les options suivantes :
Montant en souffrance : il s’agit du montant en souffrance qui figure dans le compte client. Afin de payer la totalité de ce montant, cochez la case qui se trouve à la droite du montant. Ainsi, vous indiquerez que le montant total à payer pour le compte correspond au montant en souffrance.
Total dû : il s’agit du montant total actuel, incluant le montant en souffrance, que le client doit payer à BOC. Afin de payer ce montant, cochez la case qui se trouve à la droite du montant. Ainsi, vous indiquerez que le montant total à payer pour le compte correspond au montant de la dette totale.
Autre montant : inscrire dans ce champ le montant que le client veut payer.
Type de paiement : le client à l’option d’effectuer un paiement par chèque ou en argent comptant. Si vous sélectionnez “chèque”, entrez l’information du chèque et cliquez sur “Soumettre” afin de traiter le paiement. Voir l’exemple au Chapitre 3.
Si vous sélectionnez l’option “Espèces”, cliquez simplement sur “Soumettre” afin de traiter le paiement.
Si vous faites une erreur ou oubliez d’inscrire de l’information, cliquez sur “Fermer” afin de mettre fin à la transaction et recommencez la procédure. Tant que vous n’avez pas cliqué sur "soumettre", vous pouvez arrêter le processus de paiement à l’aide de la fonction “Fermer”.
Cliquez sur “Soumettre” afin de sauvegarder le paiement.
Le bouton “Soumettre” a pour fonction d’effectuer le paiement selon les critères sélectionnés et de fournir un numéro de reçu que vous pouvez imprimer et remettre au client comme preuve de confirmation de paiement. Cliquez sur “Imprimer” afin d’imprimer le reçu et cliquez sur “Fermer” pour fermer l’écran et retourner à la page d’accueil de PartnerNET.
ATTENTION : n’entrez pas de valeur monétaire négative. Si cela se produit, contactez immédiatement l’équipe de soutien aux agents pour rectifier la situation.
